Los negocios que almacenan diferentes cantidades de bienes, productos o artículos necesitan hacer un control de sus inventarios. Sin embargo, muchas veces esta tarea se aplaza o se retrasa por las múltiples actividades diarias que se generan en el negocio como por ejemplo; atender clientes, coordinar proveedores, realizar pagos, entre otras cosas.
Ahora bien, realizar un inventario trae múltiples beneficios; como por ejemplo, permite identificar productos deteriorados o en mal estado, productos que llevan mucho tiempo en el negocio y no se han vendido o productos que están por acabarse.
Adicionalmente, permiten identificar las preferencias de sus clientes y llevar un control sobre las existencias para evitar así, pérdidas o robos de estos productos o materiales que se manejan en los negocios.
A continuación, le compartimos cinco claves que serán de utilidad y le ayudaran a realizar un inventario exitoso.
1. Los Inventarios Deben ser periódicos
Establezca una fecha o día del mes para hacer el inventario y calcule cuánto tiempo tardará en esta actividad. Ejemplo (El último viernes de cada mes, 2 horas de 12:00 am 2:00 pm). Tenga en cuenta que dependiendo de la rotación de sus productos o artículos, los inventarios se pueden llevar semanal, mensual o trimestralmente.
Una vez empiece el inventario, es importante que no realice nuevas compras o ventas de productos en su negocio, ya que esto le afectará los conteos que está realizando. Por esto, se recomienda hacer inventarios con el negocio cerrado. Sin embargo, si necesita realizar compras, no olvide que las debe incluir en el inventario.
2. Defina las cantidades y el valor de cada producto
El conteo es importante a la hora de realizar un inventario y acompañado de este se debe determinar el valor de venta de cada producto. De esta forma, podrá dimensionar el cuidado y control sobre los mismos.
3. Cuente productos y artículos de consumo
Los inventarios no solamente deben realizarse sobre los productos que el negocio tiene para la venta sino también, aquellos artículos que se utilizan en su negocio, aunque no estén a la cuenta.
Por ejemplo, puede realizar conteos sobre la papelería, los equipos de oficina como computadores, registradoras, muebles como vitrinas o escritorios, en fin, todo aquello que requiere su negocio para operar.
4. Registro de los productos y artículos
Al hacer un inventario se recomienda que clasifique todos los productos o artículos por grupos de acuerdo con su negocio. Por ejemplo, si es un local para la venta de ropa, puede clasificar los productos por tipo de prenda (sacos, pantalones, camisas, etc) por su talla y género.
Una vez clasificados, realice un conteo de cuantos productos tiene en cada categoría. Por ejemplo, podría tener 5 pantalones para hombre talla 34.
Es muy importante registrar el conteo de un inventario en una base de datos, para lo cual programas de computador como Excel lo permiten hacer de una manera muy fácil y práctica.
5. Compare ventas vs inventarios
En caso que encuentre inconsistencias entre la cantidad de productos que ha vendido con respecto a la cantidad de productos que tenía en el inventario anterior, empiece a establecer mayores controles en su negocio.
Estas inconsistencias podrían ser una señal que los productos en el negocio se están perdiendo o que no se están registrando todas las ventas.
