Implementar la facturación electrónica puede parecer un proceso complejo, especialmente si nunca ha estado familiarizado con esta tecnología. Sin embargo, con este paso a paso, en el que le contamos todo lo que necesita saber sobre las facturas electrónicas, su negocio podrá empezar emitirlas de forma sencilla y disfrutar inmediatamente de todos sus beneficios.
Paso 1: Tenga listo el RUT (Registro Único Tributario)
Obtener el RUT (Registro Único Tributario) de su negocio es un proceso sencillo que puede realizar desde la comodidad de su hogar a través del sitio web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): www.dian.gov.co. El RUT es un documento que sirve para identificar, ubicar y clasificar a las personas, los negocios y las entidades que deben cumplir distintas obligaciones en materia de impuestos. Aquí una guía detallada para sacar el RUT.
Paso 2: Seleccione un programa de facturación electrónica
El programa de facturación electrónica es una herramienta tecnológica que ayuda a gestionar las facturas electrónicas de su negocio. Usted puede elegir entre tres opciones: desarrollar su propio programa de facturación electrónica, escoger el servicio de facturación gratuito de la DIAN o seleccionar el programa de un proveedor tecnológico. La tercera opción se refiere a las empresas habilitadas por la DIAN para prestar servicios de facturación electrónica. Estos proveedores (aquí el listado) cobran por la gestión de las facturas de su tienda.
Paso 3: Obtenga un certificado de firma digital
Un certificado de firma digital es una herramienta para validar la identidad de una persona en Internet. En este caso, para validar las facturas electrónicas de su negocio. Se puede tramitar a través de las empresas autorizadas por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia). Ahora bien, si en el paso anterior seleccionó el servicio de facturación electrónica gratuito de la DIAN, usted tiene derecho a obtener gratis este certificado de firma digital.
Paso 4: Regístrese en la DIAN como facturador electrónico
Una vez que tiene listo el RUT, el programa de facturación electrónica y el certificado de firma digital, el siguiente paso es entrar a la página web de la DIAN y registrarse como facturador electrónico. Para ello, ingrese a www.dian.gov.co y en la sección ‘Temas de Interés’ y ‘Factura electrónica’, seleccione ‘Habilitación’. Allí puede inscribirse como persona o empresa. Luego de digitar la información correspondiente (cédula o NIT), le llegará un correo electrónico de la DIAN al correo electrónico que registró inicialmente en el RUT.
Ahora que recibió el correo, allí podrá abrir un enlace que lo llevará a la plataforma de factura electrónica de la DIAN. En la pestaña izquierda ‘Menú principal’ seleccione ‘Participantes’ y luego ‘Facturador’. La plataforma le solicitará que formalice su registro con la información de su negocio y, posteriormente, le pedirá que elija un programa para facturar electrónicamente. Recuerde que puede escoger entre programa propio, programa de un proveedor o programa gratuito de la DIAN.
Paso 5: Realice pruebas de emisión de facturas electrónicas
El siguiente paso, después de seleccionar su programa de facturación electrónica, es realizar una prueba de emisión de facturas electrónicas. Si escogió el programa gratuito de la DIAN, la plataforma generará automáticamente una serie de facturas electrónicas con datos ficticios. Este proceso, si es exitoso, permitirá cambiar su estatus de ‘Registrado’ a ‘Habilitado’ y así, finalmente, podrá empezar a emitir facturas electrónicas. Ahora bien, si escogió un programa de facturación de un proveedor tecnológico, esta empresa es la que debe encargarse de las pruebas en la plataforma de la DIAN para obtener el estatus de ‘Habilitado’.
Paso 6: Capacite a sus colaboradores
Como puede darse cuenta, implementar la factura electrónica involucra varios pasos técnicos. Por ello, es importante que sus colaboradores estén capacitados para usar este sistema de la DIAN en su negocio. Proporcióneles formación sobre cómo generar, enviar y archivar facturas electrónicas, así como sobre el manejo de cualquier problema que pueda surgir en el camino. Esto no solo asegura una transición más fácil, sino que también mejora la eficiencia y la precisión en el manejo de sus facturas. La DIAN y los proveedores de los programas de facturación electrónica ofrecen este tipo de capacitaciones.
Paso 7: Promueva la facturación electrónica
Asegúrese de que sus colaboradores estén plenamente conscientes de los beneficios que la facturación electrónica aporta tanto al negocio como a los clientes. Incentívelos a transmitir esta práctica a otras personas, destacando la rapidez, la seguridad y la reducción de errores. Además, eduque a sus clientes sobre las ventajas de recibir facturas electrónicas, como la comodidad y la reducción del impacto ambiental. Una implementación exitosa no solo mejora sus operaciones, sino que también fortalece sus relaciones con los consumidores.
Paso 8: Manténgase actualizado
El mundo de la facturación electrónica está en constante evolución debido a los avances tecnológicos y a los cambios en las leyes. Por ello, es clave mantenerse informado sobre las actualizaciones de la DIAN en materia de facturas electrónicas. Revise el sitio web de la DIAN con frecuencia y esté al tanto de las noticias en los medios de comunicación. Esto le permitirá asegurarse de que todo siga funcionando sin problemas.
En definitiva, si sigue estos pasos, podrá implementar la facturación electrónica en su negocio de manera fácil y sin complicaciones. ¡Es hora de dar el siguiente paso y modernizar su forma de trabajar! ¿Qué está esperando para llevar su comercio a otro nivel? Para más información sobre las facturas electrónicas, haga clic aquí.
