La emisión de facturas electrónicas no solo es un requisito legal, sino una oportunidad para mejorar las finanzas de su negocio. Con el fin de ayudarle a navegar este proceso de manera sencilla, aquí le presentamos todo lo que debe saber sobre las facturas electrónicas: qué son, quiénes deben expedirlas, cómo hacerlo y qué beneficios pueden traerle a su comercio.
¿Qué son las facturas electrónicas?
Las facturas electrónicas son documentos tributarios que se generan, se validan, se expiden, se reciben, se envían y se conservan de manera digital. Tienen la misma función y la misma validez legal que las facturas en papel que todos conocemos. Su función es servir de soporte para las transacciones de venta de productos o servicios.
¿Quiénes deben emitir facturas electrónicas?
En Colombia, según la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales), las personas y las empresas que son comerciantes, que venden productos y que prestan servicios están obligadas a expedir factura electrónica. Así mismo, los que son responsables de declarar el IVA (Impuesto al Valor Agregado) y el INC (Impuesto Nacional al Consumo).
Si bien existen otros responsables de emitir facturas electrónicas, estos pueden variar según los ingresos o la actividad económica de los negocios. Aquí puede consultar los detalles.
¿Cómo emitir facturas electrónicas para potencializar su negocio?
Imagine acceder a todas sus facturas desde cualquier lugar con conexión a Internet. Ya no tendrá que preocuparse por almacenar los papeles ni por posibles pérdidas de documentos. Para iniciar, necesita el RUT (Registro Único Tributario) de su negocio, un computador con acceso a Internet, un programa de facturación electrónica y un certificado de firma digital autorizado por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia).
Estos elementos son la puerta de entrada a un sistema más moderno, que le permitirá enfocarse en lo que realmente importa: hacer crecer su negocio.
- RUT. Sacar el RUT es un proceso sencillo que puede realizar desde la comodidad de su hogar a través de la página web de la DIAN (www.dian.gov.co). El RUT es un documento que sirve para identificar, ubicar y clasificar a las personas, los negocios y las entidades que deben cumplir diferentes obligaciones en materia de impuestos.
- Programa para facturación electrónica. Son herramientas tecnológicas que sirven para gestionar las facturas electrónicas de su negocio. Usted tiene dos opciones para escoger su programa de facturación electrónica: la primera es el servicio de facturación gratuito de la DIAN o el servicio de un proveedor tecnológico. La segunda opción son las empresas habilitadas por la DIAN para prestar servicios de facturación electrónica. Estos proveedores (aquí el listado) cobran por la gestión de las facturas de su comercio.
- Certificado de firma digital. Es una herramienta para validar la identidad de una persona en Internet. En este caso, para validar las facturas electrónicas de su negocio. Se puede tramitar a través de las empresas autorizadas por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia). Sin embargo, si elige el servicio de facturación gratuito de la DIAN como su programa de facturación electrónica, usted puede obtener gratis este certificado de firma digital.
Una vez que tiene listo el RUT, el programa de facturación electrónica y el certificado de firma digital, el siguiente paso es entrar a la página web de la DIAN y registrarse como facturador electrónico. Si hace clic aquí puede consultar un instructivo, con un paso a paso de la DIAN, para realizar todo el proceso de forma sencilla.
¿Por qué debería implementar la facturación electrónica en su negocio?
Al adoptar la facturación electrónica, su negocio puede acceder a una serie de ventajas:
- Ahorro de costos. La facturación electrónica es hasta un 80% más barata que la facturación en papel, según un estudio del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT), citado por la DIAN.
- Facilita las transacciones. La facturación electrónica permite que sea más fácil para los negocios enviar y recibir facturas, lo que ayuda a reducir los costos de envío y a mantener un seguimiento más claro de las transacciones.
- Simplifica sus finanzas. Todas la transacciones de su negocio estarán disponibles siempre en Internet, en formato electrónico, lo que facilita la contabilidad, la gestión, el almacenamiento y la recuperación de sus facturas.
- Mejora la seguridad. La facturación electrónica utiliza sistemas de firma digital para garantizar la autenticidad de las facturas. Adicionalmente, no existe riesgo de pérdidas, porque se envían directamente a los clientes a través de su correo electrónico, lo que reduce las falsificaciones.
- Protege al medio ambiente. La facturación electrónica reduce el uso de papel, lo que ayuda a preservar los recursos naturales y a disminuir la contaminación. Al eliminar la necesidad de imprimir facturas, se reduce la huella de carbono y se evita la generación de desechos.
En definitiva, las facturas electrónicas son el camino hacia la modernización y el crecimiento de su negocio. Aproveche esta información para dar el primer paso y empiece a disfrutar de todos los beneficios de la facturación electrónica. ¡No se quede en el pasado y no se pierda en el papeleo de las facturas tradicionales!
